Gestão Eficaz de Projetos: Organizar para Alcançar

Gestão Eficaz de Projetos: Organizar para Alcançar
28 Janeiro, 2020 Ahptus
In Gestão

Para que a sua empresa consiga concretizar todos os projetos que lhe são apresentados, são necessários diversos recursos de diferentes índoles. Recursos humanos, tecnológicos, financeiros, entre outros. Dentro deste leque de necessidades, existe um papel fundamental para que tudo funcione como uma máquina bem oleada: a gestão de projeto.

Segundo o Project Management Institute, a gestão de projetos é “a aplicação de conhecimento, competências, ferramentas, e técnicas para projectar actividades de forma a ir ao encontro dos requisitos do projeto.”[1]

Assim, esta função contribui para a otimização de todos os recursos, evitando o seu desperdício. Para além disso, permite que o output final das equipas de trabalho seja o melhor possível, correspondendo a todas as expectativas do projeto.

Conheça as principais ações que definem um processo de gestão de projeto. 

 

A Gestão de Projeto em Cinco Etapas

O quê? Para quê?

Quem faz a gestão de um projeto deve conseguir esclarecer junto do cliente o que, em concreto, é necessário fazer. Para além disso, é também fundamental definir quais são os objetivos da tarefa e como é que estes se enquadram na estratégia geral do cliente.

Desta forma, o gestor conseguirá realizar um briefing muito mais assertivo à sua equipa. No final, este pequeno detalhe irá resultar num trabalho muito mais focado e direccionado às necessidades reais do cliente, 

Nesta fase, é também importante que a pessoa que realiza a gestão do projeto consiga estabelecer expectativas reais junto do cliente. Estas expectativas dizem respeito às várias componentes principais do projeto: orçamentos, tarefas a realizar e prazos. Esta gestão permite que todos os envolvidos conseguiam ter uma noção real do que será o resultado final.

 

Como? Quando?

De seguida, o gestor de projeto deverá realizar o levantamento de todas as tarefas a executar e enquadrá-las num planeamento real e tangível.

Deste modo, toda a equipa conseguirá ter uma visão geral de todo o processo, percebendo a totalidade de situações a que será preciso dar resposta. Para além disso, deverão ser apresentados todos os prazos do processo, o que permite que todos os envolvidos se organizem da melhor forma e não estejam sujeitos a surpresas.

Este planeamento irá permitir evitar situações de confusão e de incapacidade em dar resposta às tarefas necessárias.

 

Quem?

Dentro da otimização de recursos que o gestor de projeto deve fazer, encontramos a distribuição de tarefas. Nesta fase, a pessoa responsável pela gestão do trabalho deve possuir um bom conhecimento interno das competências da sua equipa, de forma a que cada tarefa seja realizada pela pessoa mais indicada.

A todos os momentos, o gestor deve saber quem está a fazer o quê, atribuindo responsabilidades específicas a cada pessoa.

 

Desenvolvimento, controlo de qualidade e feedback

Durante o desenvolvimento das tarefas, uma gestão eficiente irá acompanhar o trabalho de todos os envolvidos. Esta atitude proativa e atenta permite garantir que tudo se está a encaminhar em direção às expectativas, necessidades e objetivos do cliente.

Nesta fase, é também fundamental informar imediatamente as equipas de todas e quaisquer alterações ao plano inicial. Nesse sentido, é essencial prestar todo o apoio necessário à adaptação às novas diretrizes.

Ao mesmo tempo que o é acompanhado o desenvolvimento de todas as tarefas, deve ser dado feedback às equipas em relação ao trabalho realizado até à data. Positivo ou negativo, o feedback ajuda a motivar e orientar para a realização do melhor trabalho possível.

Também deve ser mantido um contacto com o cliente, de forma a informá-lo do desenvolvimento do seu pedido.

 

Entrega

Quando todas as tarefas estiverem executadas e o gestor de projeto tiver analisado a sua qualidade tendo em conta as diretrizes iniciais, o trabalho é entregue ao cliente.

Nesta fase, é importante uma apresentação e justificação do resultado final, de modo que o cliente melhor entenda e receba o produto final.

De facto, uma gestão eficiente de um projeto garante melhores outputs das suas equipas de trabalho. A longo prazo, permite uma melhoria dos resultados da sua organização. Gostaria de ver a sua organização mais organizada e eficiente? Descubra o nosso serviço de Apoio à Gestão e fale connosco.

 

[1] Institute, P. M. (s.d.). What is Project Management?/Project Management Institute. Obtido em janeiro de 2020, de Project Management Institute: https://www.pmi.org/about/learn-about-pmi/what-is-project-management

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